Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Op initiatief van de adjunct-inspecteur van het Geneeskundig Staatstoezigt voor Gelderland en Utrecht, dr. G. van Overbeek de Meyer, werd in juni 1866 een commissie opgericht ter voorkoming en bestrijding van de cholera * . In tegenstelling met vroegere choleracommissies werden deze keer de leden niet uit de Raad maar uit de burgerij gerekruteerd, en zouden de werkzaamheden niet beperkt blijven tot het inzamelen van gelden en giften in natura en het uitreiken daarvan aan behoeftige cholerapatiënten en hun familieleden, maar was het de bedoeling, dat de leden persoonlijk 'de schamele woningen van de minvermogenden en weinig ontwikkelden' * bezochten, hun materiële hulp verleenden door het uitreiken van tegoedbonnen en hen op het punt van de hygiëne van advies dienden.
De cholera-epidemie van 1866 staat te boek als een der hevigste, die in de vorige eeuw in ons land heersten. In de stad Utrecht, waar zij in totaal 1725 slachtoffers maakte, werden de vier buitenwijken en wijk C het zwaarst getroffen. Uitvoerig hierover: J.P. Kloos, De Cholera onder het garnizoen te Utrecht (Amsterdam 1866); F.E. Vos, Onderzoekingen over de cholera-epidemie van 1866, in de gemeente Utrecht (Alphen a/d Rijn 1867); Verslagen van de Vereeniging tot Verbetering der Volksgezondheid 1-2 (Archief van de Vereniging inv.nr. 3); M.A. van Melle, 'De cholera-epidemie van 1866 in Utrecht', Jaarboekje van Oud-Utrecht (1950).
Uit de oproep aan de ingezetenen van Utrecht door dr. G. van Overbeek de Meyer in het Utrechtsch Provinciaal en Stedelijk Dagblad van 9 juni 1866.
In de Statuten van de Choleracommissie, die bij K.B. van 8 juli 1874 werden goedgekeurd, werden bij de regeling van de werkzaamheden drie fasen in acht genomen. De eerste trad in, zodra ergens in het land of in de naburige staten cholera heerste. Men ging dan over tot het treffen van voorzorgsmaatregelen. In de tweede fase, ingeluid door een geval van cholera in de gemeente zelf of naaste omgeving, werd een bureau van onderstand geopend, waar door de leden zitting werd gehouden en van waaruit het werk centraal werd geregeld. Verspreidde de ziekte zich en kreeg zij een epidemisch karakter, dan was de derde fase ingetreden en begon het werk op volle toeren te draaien: het ontsmetten van woningen, het bezoeken van de patiënten, het uitdelen van 'bons' voor voeding, kleding en ligging (stro), het kosteloos uitreiken van soep, warme zandzakken, enz. De twee grote afdelingen waarin de Choleracommissie zich splitste, waren de wandelafdeling of loopcommissie en de administratieve afdeling.
Daarnaast bestond nog de financiële commissie, de "wandelende soepcommissie" en de watercommissie. Deze laatste zorgde voor het plaatsen van vaten drinkwater in de verschillende delen van de stad. Hoewel men nog onbekend was met de eigenlijke oorzaak van de cholera asiatica - pas in 1883 werd door Robert Koch de bacil vibrio cholerae als de hoofdschuldige aangewezen -, waren de deskundigen het er nl. in het algemeen wel over eens, dat de besmetting sterk bevorderd werd door slechte hygiënische toestanden, met name door onzuiver drinkwater. De Choleracommissie heeft in het rampjaar 1866 haar sporen wel verdiend. In 1867 ontving zij een koninklijk blijk van waardering voor haar werk in de vorm van een bronzen medaille. * Ook dr. G. van Overbeek de Meyer schreef over haar in het Verslag over den toestand der provincie Utrecht in 1866 in dankbare en prijzende bewoordingen. * Dit vergoedde enigszins het feit, dat het college van burgemeester en wethouders van Utrecht in haar Verslag betreffende de cholera-epidemie in den zomer van het jaar 1866 aan het werk van de commissie nagenoeg stilzwijgend voorbij ging. * Het verslag van de voorzitter van de commissie zelf, de heer S. Gille Heringa, is helaas niet bewaard gebleven.
Deze medaille bevindt zich thans in het Centraal Museum.
Hoofdstuk IV: Medische politie.
Zie inv.nr. 47 en de notulen van de algemene vergadering van 18 maart 1867 (inv.nr. 5).
Anders dan bij vroegere epidemieën - Utrecht werd ook in 1832/33, 1848/49 en 1854 door de cholera geteisterd -, besloot men de Choleracommissie niet te ontbinden. Toen het gevaar geweken was, maar haar slechts op non-actief te stellen, opdat zij zo nodig onmiddellijk weer paraat kon zijn. In de volgende jaren zien wij haar dan ook steeds weer in actie komen, zodra de cholera in een der omliggende landen de koop opsteekt, In 1872/1873 en in 1909 konden de werkzaamheden tot preventieve maatregelen beperkt blijven. In 1892 daarentegen kwamen zij nog eens volledig op gang, hoewel het derde of epidemische stadium niet werd bereikt. Het aantal sterfgevallen bedroeg toen 35. Duidelijk blijkt hier wel uit, dat, dankzij de invoering van de Wet op de besmettelijke ziekten in 1873 en de vorderingen op hygiënisch gebied (in 1881 kreeg Utrecht waterleiding), de cholera terrein verloor. In 1910 werd de commissie opgeheven, daar men meende, dat zij, gezien 'de sedert hare oprichting geheel gewijzigde toestanden op het gebied van ziekenverpleging, bestrijding van epidemieën en het voorkomen daarvan', haar reden van bestaan verloren had. * In de laatste vergadering (4 maart 1910) werd besloten het archief (0,75 m) aan de gemeente over te dragen.