816 Nederlandse Hervormde gemeente te Utrecht, diaconie
Uitleg bij archieftoegang
Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
816
Nederlandse Hervormde gemeente te Utrecht, diaconie
De archieven van de Diaconie werden in de jaren 1974 en 1979 in gedeelten overgedragen aan de Gemeentelijke Archiefdienst Utrecht. Bij de inbewaringgeving werd aangetekend dat de stukken jonger dan 50 jaar niet openbaar waren, dan met toestemming van het Moderamen van de Diaconie. In 1990 werden nog, onder dezelfde voorwaarden, notulen van het Oude Mannen-en Vrouwenhuis (1944-1963) en van de Stichting "Het Rusthuis" (1924-1963) overgedragen. De archieven bevonden zich bij de overdracht in redelijk goede staat.
Helaas is de vroegste periode (16de-17de eeuw) slecht vertegenwoordigd. Zo ontbreken in het archief van het College van Diakenen de notulen van de vergaderingen van het College tot 1708 (uitgezonderd 1623-1625) en de rekeningen tot 1727 (uitgezonderd die van 1597/98). Deze lacunes werden in 1916 reeds door J.H. Adriani in zijn "Geschiedenis en tegenwoordige werkwijze.." gesignaleerd.
Bij de ordening en inventarisatie van de archieven leverden de archivalia die betrekking hadden op de taakuitvoering van het College van Diakenen de meeste problemen op, eensdeels doordat het takenpakket van het College uit vele, in de loop der tijd wisselende, facetten bestond, anderzijds doordat verschillende taken waren gedelegeerd aan diaconale commissies. Deze commissies konden veelal als zelfstandige archiefvormers worden beschouwd (zie rubriek 2 van de inventaris).
Tijdens de inventarisatie werden uit de bibliotheek van de archiefdienst enkele brochures (reglementen, rapporten) en kwartierlijsten in het archief opgenomen. Toegevoegd werd ook een lijst van in de 18de eeuw verkregen legaten en donaties, geschreven op perkamenten bladen. Deze bladen werden in de jaren tachtig door de heer W.H. de Haan van Greep's schildersbedrijf te Utrecht welwillend aan de Diaconie afgestaan. *
Inv.nr. 313.
In overleg met de administrerend-diaken en de administrateur van de Diaconie werden dubbele exemplaren van reglementen en rekeningen uit de archieven gelicht en vernietigd c.q. teruggegeven.
De archieven beslaan-na inventarisatie-ca. 35 strekkende meter.