Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Het archief van ex-keizer Wilhelm II tijdens zijn verblijf in Nederland is in 1977 beschreven in Inventaris van het archief van ex-keizer Wilhelm II tijdens zijn verblijf in Nederland, 1918-1941 (1945) door D.T. Koen, als deel 14 in de serie gedrukte inventarissen van het Rijksarchief Utrecht.
Aanvullingen en wijzigingen op voornoemde toegang zijn in (1998) 2001 beschreven in Aanvullingen en wijzigingen op de inventarissen 1-99 door J.H.M. Janssen, P. van Beek en T.L.H. van de Sande als deel 100 in voornoemde serie. Aanvullingen en wijzigingen van na dit moment werden opgenomen in een (niet gepubliceerd) supplement.
In 2010 is besloten de oorspronkelijke toegang enigszins te bewerken: - onder de Inventaris zijn de aanvullingen en wijzigingen geïntegreerd
In 1997 is het archief door MMF Publications in Lisse volledig gemicroficheerd. Bij deze serie microfiches is ook een Duitse vertaling van de inventaris verschenen (zie de bijlage in deze toegang). Deze fiches zijn in 2010 gedigitaliseerd, waarna de images in 2011 als onderdeel van deze toegang zijn gepubliceerd. Tevens zijn daarbij alle aanvullingen en wijzigingen in de oorspronkelijke toegang geïntegreerd.