Al is de indeling van de provinciale griffie in verschillende afdelingen herhaaldelijk gewijzigd, zowel wat het aantal als wat de bevoegdheden betreft, op de vorming van het archief heeft dit geen invloed gehad. Dit is namelijk centraal gehouden: een archief voor het provinciaal bestuur, bewaard door de griffier onder de bevelen van de gouverneur.

Het archiefgedeelte gevormd door provinciale staten bestaat grosso modo uit een chronologische serie notulen met de op de vergadering behandelde stukken, die achter de notulen zijn gevoegd. Deze serie is tot 1886 ingebonden. Het belang van deze serie is sinds 1850 aanzienlijk geringer, omdat met ingang van dat jaar de notulen en een groot deel van de behandelde stukken in druk zijn uitgegeven. Op ieder gedrukt deel is een index, terwijl er tevens tienjarige indices zijn. Voor de periode 1813-1850 is door een tijdelijk medewerker een index in dezelfde stijl gemaakt. Een andere belangrijke serie vormen de gedrukte verslagen uitgebracht door de commissaris en gedeputeerde staten aan provinciale staten. De oudste geschreven verslagen bevinden zich onder de bijlagen tot de notulen.

De ruggegraat van het archiefgedeelte van gedeputeerde staten vormt de series verbalen - in de praktijk ook notulen genoemd. Een verbaal is het geheel der bescheiden, die tijdens een zitting genomen besluiten bevatten. In de praktijk bestaan de verbalen meestal uit de notulen, de agenda, de ingekomen stukken met de voorstukken en het eventuele uitgaande besluit. De notulen bevatten niet meer dan een resumptie van de vorige vergadering, een mededeling over ingekomen stukken, die doorgezonden zijn aan commissies of voor onderzoek aan bepaalde ambtenaren of besturen. De agenda vermeldt de afzender, datum, korte inhoud en het genomen besluit. Op de ingekomen stukken wordt in zwarte inkt de datum van de vergadering vermeld met een volgnummer. De uitgaande stukken worden geparafeerd door de voorzitter en de griffier en hebben een aantekening betreffende de expeditie. Men leze voor de groep stukken, die commissoriaal zijn gemaakt of om advies zijn gezonden ook de toelichting bij het archiefgedeelte van de commissaris. De verbalen van gedeputeerde staten zijn tot 1879 gebonden. Een band bevat ongeveer een maand.

De toegang op de serie verbalen vormt de serie gerubriceerde agenda's. Iedere gerubriceerde agenda is onderverdeeld in een groot aantal rubrieken, waarbinnen men de stukken chronologisch inschreef met een dispositie. Een lijst van de rubrieken, gealfabetiseerd op de eerste letter, vindt men aan het begin van iedere letter. Iedere inschrijving omvat de datum van de vergadering met volgnummer, de korte inhoud en de dispositie. Dit systeem is toegepast in de periode 1814-1887. Bij de serie gesystematiseerde agenda's over de periode 1888-1919 zijn de rubrieken geordend volgens een systeem dat doet denken aan de kode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

Het is goed mogelijk dat wanneer men in de index een verwijzing vindt naar bepaalde stukken, men deze in de serie verbalen niet aantreft. De reden hiervan kan zijn dat de stukken "opgeschoven" zijn. Gedeputeerde staten of de commissaris hadden op een zeker tijdstip oudere stukken nodig voor beslissingen. Deze werden dan van hun plaats gehaald en dienden vervolgens als bijlagen bij de nieuwe beslissing. Het verbaalstelsel voldeed goed bij organen, die in overwegende mate eindbeslissingen namen over kortlopende zaken. Bij langduriger kwesties, waarbij de administratie meer begeleidde dan besliste, leidde dit tot de vorming van "tijdelijke" dossiers of werkdossiers, die buiten het verbaal bleven. Daarnaast zijn om praktische redenen - bijvoorbeeld het formaat - bepaalde bescheiden, zoals gemeenterekeningen, niet opgelegd op datum van afhandeling, maar eveneens buiten het verbaal gehouden.

Het archiefgedeelte van de commissaris van de koning is eveneens geordend volgens het verbaalstelsel. Het verbaal bestaat hier uit de dagagenda, de ingekomen stukken met de voorstukken en de minuut of afschrift van het uitgaande stuk. De agenda bevat een volgnummer (iedere dag met 1 beginnend), onderwerp, afzender, korte inhoud en dispositie. Op het ingekomen stuk is met rode inkt de exhibitum-datum, volgordenummer en een letteraanduiding vermeld. Op het uitgaande stuk tevens een aanduiding over de expeditie en een paraaf van de commissaris.

Er zijn meerdere series verbalen. De serie verbalen betrekking hebbende tot de algemene zaken werden voorzien met de letters AZ, die tot de belastingen met de letter B, die tot de registratie van de letter R, die van de posterijen met de letter P en die tot de loterijen van de letter L, die tot de nationale militie en schutterijen van de letters N.M. en S. Tenslotte was er nog een serie verbalen van stukken betreffende zaken van gedeputeerde staten. Dit waren stukken, die door de kommissaris eerst verzonden werden aan commissies tot welker behandeling zij meer bijzonder behoren of voor onderzoek aan bepaalde ambtenaren of besturen. Met rode inkt treft men aanduidingen aan als 'exh. 9 jan. 1860 La A'. De opschriften op de verbalen: agenda's van de gouverneur werken misleidend.

De toegang op de series verbalen vormen de gerubriceerde agenda's. De agenda op de algemene zaken is hier als voorbeeld genomen. Net als bij die van gedeputeerde staten is deze weer onderverdeeld in een groot aantal rubrieken, waarbinnen de stukken chronologisch ingeschreven zijn. Een lijst van de rubrieken vindt men aan het begin van iedere letter. De agenda geeft de exhibitum- datum met volgnummer, de korte inhoud en de dispositie. Iedere agenda bestrijkt een jaar, terwijl de verbalen over een maand bijeengebonden zijn.

Er is vanaf 1850 een serie stukken van het kabinet van de commissaris van de koning, die chronologisch geordend is en voorzien van een jaarlijkse agenda en een index. Tot 1906 zijn de stukken in banden. Voor 1850 is geen duidelijk herkenbare serie aanwezig. Op de ingekomen stukken is met rode inkt de exhibitum-datum vermeld met de aanduiding 'kabinet'; de voorstukken en de uitgaande minuut zijn bijgevoegd.

Uit de archieven van het provinciaal bestuur is bij gedeputeerde staten vóór 1880 en bij de commissaris vóór 1907 weinig vernietigd omdat het grootste bestand der verbalen ingebonden was. Na die tijd is door de ambtenaar ter provinciale griffie Den Uyl systematisch geschoond.