Dagboeken van J. de Lange, 1944-1945

Bij proclamatie van de prins van Oranje van 21 november 1813 werden de bestaande bestuurscolleges, waaronder de gemeentebesturen, voorlopig gehandhaafd. In Utrecht had dat ook moeilijk anders gekund: de Franse troepen verlieten de stad pas op 28 november. Twee dagen later vond hier de wisseling van de wacht plaats. Als vertegenwoordiger van de commissarissen-generaal van het departement van de Zuiderzee - waartoe Utrecht toen behoorde - verscheen kolonel J. van den Bosch in de raadzaal en deelde mee dat hij op last van prins Willem Frederik als Hoge Overheid de Raad der Municipaliteit ontbond en een provisionele regering instelde. De vijftien leden werden - voor zover aanwezig - onder eedsaflegging geïnstalleerd. Van deze groep maakten onder anderen deel uit de oud-adjoint (adjunct-maire) P.A. Beelaerts en zes leden van de oude Raad der Municipaliteit. Zij waren de opvolgers van de maire en de vier, vanaf 1812 drie adjoints, die vanaf 1811 het dagelijks bestuur van de stad hadden gevormd. De meesten van hen waren patriciërs met een orangistische achtergrond. Afgesproken werd dat de gewone vergaderingen voorlopig iedere dag zouden worden gehouden.

Op 30 november werden al enkele raadscommissies ingesteld en op 20 december volgden de overige. Als president van deze provisionele regering was Ph. Ram aangewezen, maar omdat hij als gijzelaar in Frankrijk verbleef, werd zijn plaats ingenomen door de oud-marineofficier J. van den Velden. Deze trad met ingang van 1 januari 1815 vrijwillig terug en werd toen opgevolgd door R.A. Schutt.

De grondwetten van 1814 en 1815 maken onderscheid tussen steden en plattelandsgemeenten. Het dagelijks bestuur van de steden berust bij enkele door de koning te benoemen burgemeesters. De Raad vormt het algemeen bestuur, en wordt gekozen door een kiescollege. De eerste maal gebeurt dit door de koning. Kiezers zijn bij voorkeur de aanzienlijkste burgers en worden gekozen door de stemgerechtigden, te weten 'de gezeten burgeren, eene zekere, in iedere stad bij het stedelijk reglement te bepalen som betalende in de beschreven middelen'.

De grondwet schreef de opstelling voor van reglementen voor het plaatselijk bestuur. De serie stedelijke reglementen, die onderling nauwelijks verschilden, werd vastgesteld bij KB van 5 november 1815. De concepten waren opgesteld door stedelijke commissies, waarvoor een circulaire van de Gouverneurs des Konings van 9 augustus 1814 als 'leidraad der deliberatiën' had gediend. Uniform zijn de volgende bepalingen: Het college van burgemeesters bestaat uit twee tot vier raadsleden. Jaarlijks is een der burgemeesters aftredend en onmiddellijk herkiesbaar. De koning (her)benoemt uit een voordracht door de Raad van drie personen. Bij toerbeurt treedt een der burgemeesters gedurende een jaar op als president-burgemeester. Het kiescollege voor de Raad heeft drie jaar zitting; jaarlijks treedt een derde deel der leden af. Aan de verkiezing van raadsleden neemt slechts de helft der leden van het kiescollege (via loting) deel. De Raad benoemt de secretaris en de ontvanger, de eerste uit een voordracht door de burgemeesters. De andere ambtenaren worden beurtelings door Raad en burgemeesters benoemd, met uitzondering van de 'mindere' bedieningen. Die staan ter begeving van de burgemeesters. Tevens benoemt de Raad de vertegenwoordigers in het lid van de steden in Provinciale Staten.

De Raad koos haar vertegenwoordigers uit eigen midden, onder wie meestal de burgemeesters. In Gedeputeerde Staten was de stad met twee van de negen, vervolgens twee van de zes en tenslotte een van de vijf leden vertegenwoordigd.

De Utrechtse Raad telde 25 personen, onder wie de vier burgemeesters. Naast de eerder genoemde Schutt waren dit J. van Doelen, B.M. Steenhardt en W.R. baron van Heeckeren tot Brantsenburg. Het Utrechtse kiescollege bestond uit 30 leden. Deze werden gekozen door de ingezeten hoofden van huisgezinnen die voor minstens fl. 25 waren aangeslagen in de grondbelasting en de personele belasting. Voor de leden van het kiescollege gold een census van fl. 100. Onder census verstaat men het minimaal verschuldigde bedrag aan belastingen dat vereist is voor de verkrijging van het stem- of kiesrecht. Na de definitieve bekrachtiging door de koning op 6 april 1815 vond op 17 april 1815 de eerste raadsvergadering plaats onder de naam 'burgemeesteren en provisionele raden'. Het mandaat van de provisionele regering eindigde namelijk pas met ingang van 1 januari 1816. Toen traden het nieuwe gemeentelijke bestuursreglement en het nieuwe reglement van orde formeel in werking.

Inmiddels was de oude provincie Utrecht met ingang van 1 mei 1814 vrijwel binnen haar oude grenzen hersteld. De arrondissementen onder leiding van de onderprefecten - de intermediaire bestuurslaag tussen gemeenten en departement - bleven onder de naam kwartieren onder leiding van een commissaris tot 31 december 1814 (kwartieren met als zetel de provinciehoofdstad) of 28 februari 1815 (de overige kwartieren) bestaan. In de provincie Utrecht waren dit de kwartieren Utrecht en Amersfoort.

De indeling en het bestuur van het Utrechtse platteland werden vastgesteld bij KB van 1 november 1816. Hoofd der gemeente is een door de koning benoemde schout, eventueel geassisteerd door een assistent-schout of twee assessoren of bijzitters. Een gemeenteraad met drie tot zeven door Provinciale Staten voor negen jaar benoemde leden, die tot de 'vroedste en gegoedste' inwoners behoren, vormt het algemeen bestuur. Iedere drie jaar treedt een derde deel af. Omdat de heerlijke rechten voor een deel opnieuw van kracht waren geworden, volgden de grenzen van de nieuw gevormde gemeenten zoveel mogelijk die van de vroegere heerlijkheden. De ambachtsheren konden zo in hun rechten worden hersteld; zij kregen onder meer het recht van voordracht van de schout en de leden van de raad. In gemeenten waar geen heerlijke rechten werden uitgeoefend, kwam het recht van voordracht van de gemeenteraadsleden toe aan de gemeenteraad zelf. De inwoners hadden dus geen actief kiesrecht.

Ondanks het verzet van de stad Utrecht werden de zestien Utrechtse buitengerechten, die van oudsher tot de stadsvrijheid behoorden, bij KB van 29 juni 1816 verenigd tot de vier zelfstandige gemeenten Abstede, Catharijne, Lauwerecht en Tolsteeg. Het tot het buitengerecht Hogeland behorende deel van het oude gerecht Achttienhoven werd toen bij de nieuwe gemeente Achttienhoven gevoegd. Over Lauwerecht oefende de stad samen met de ambachtsheer (uit de familie Engelen van Pijlsweerd) de heerlijke rechten uit. In de praktijk bleken deze vier nieuwe gemeenten echter niet levensvatbaar. De uitoefening van vele gemeentelijke taken, zoals de armenzorg en de registratie van de burgerlijke stand, bleef in handen van de stad. Daarom werden deze gemeenten - met uitzondering van Oost- en Westraven, die onderdeel gingen uitmaken van de gemeente Jutphaas - bij KB van 6 mei 1823 opgeheven en bij de stad Utrecht gevoegd. Behalve Hoograven (het noordelijke deel van Oostraven) hadden Oost- en Westraven overigens ook nooit deel uitgemaakt van de stadsvrijheid. In de loop van de negentiende en de twintigste eeuw werden de grenzen van de stad bij de annexaties van (delen van) buurgemeenten nog enkele malen gewijzigd.

Om de greep van de rijksoverheid op de gemeentebesturen te versterken, werd bij KB van 4 januari 1824 een nieuw reglement voor de steden in de noordelijke Nederlanden vastgesteld. De plattelandsgemeenten volgden in 1825. De belangrijkste verandering is de invoering van een éénhoofdig burgemeesterschap. De burgemeester wordt bijgestaan door een tot vier wethouders (in Utrecht drie). Hij is voorzitter van de Raad en van B & W. De benoeming geschiedt door de koning en wel voor de periode van zes jaar. Daarna is hij herkiesbaar. In beide vergaderingen heeft de burgemeester een doorslaggevende stem. Alle bevoegdheden van het dagelijks bestuur komen te berusten bij B & W. Hieronder vallen alle zaken die niet nadrukkelijk tot de competentie van de Raad behoren. De burgemeester handelt op zijn beurt alle zaken af die niet nadrukkelijk tot de competentie van B & W of de Raad behoren. De leden van B & W zijn ook lid van de Raad, hoewel bij uitzondering een niet-raadslid tot burgemeester kan worden benoemd. Het algemeen bestuur berust bij de Raad, bestaande uit 7 tot 40 leden (in Utrecht 24, inclusief B & W).

De eerste keer geschiedt de benoeming door de koning. De Raad vergadert viermaal per jaar, in ieder geval vóór eind juli voor het sluiten van de rekening en vóór eind september ter opmaking van de begroting. De Raad heeft het benoemingsrecht van een deel van de leden van Provinciale Staten, bestuurders van gasthuizen en de Stadsaalmoezenierskamer, de stedelijk ontvanger en andere belangrijke stedelijke ambtenaren. Ze heeft het recht van voordracht voor de benoeming van de secretaris door de koning. Verder stelt de Raad onder voorbehoud van goedkeuring door het hoger gezag de stedelijke verordeningen en de tarieven van de stedelijke belastingen vast. Evenzo is zij competent inzake aankoop en vervreemding van gemeentelijke bezittingen en de vaststelling van de condities voor verhuur, verpachting e.d. van stedelijke eigendommen. Bovendien stelt de Raad de begroting vast en sluit zij de rekening, in beide gevallen ter finale vaststelling door Provinciale Staten.

De zittingstermijn van de kiescolleges wordt verhoogd van drie tot negen jaar. Elke drie jaar treedt een derde deel af. In Utrecht werd het aantal kiezers uitgebreid van 30 naar 42. Verkiesbaar voor het kiescollege zijn personen vanaf 25 jaar, Nederlander, minimaal drie (of wanneer men elders geboren is zes) jaar ingezetene en aangeslagen in de grondbelasting en de personele belasting voor minimaal fl. 100. Voor het actief kiesrecht is een minimum-leeftijd van 23 jaar vereist en bovendien moet men één jaar ingezetene zijn. De census voor het actief kiesrecht werd in Utrecht opgetrokken van fl. 25 tot fl. 45. In de praktijk bleef echter het eerstgenoemde bedrag van kracht. *  De stemgerechtigden worden eens in de drie jaar opgeroepen in verband met het genoemde periodiek aftreden; daarnaast komt men jaarlijks bijeen in geval van tussentijdse vacatures. Voor de stemmingen wordt het aantal via loting tot de helft teruggebracht.

De opstelling van lijsten van kiesgerechtigden wordt verplicht gesteld. Hierdoor zou het aantal ongeldige stemmen van stemgerechtigden moeten worden teruggebracht. De lijsten van verkiesbaren en van kiesgerechtigden worden opgemaakt door tussenkomst van de ontvanger van de directe belastingen. In het algemeen wordt de census in 1824 verhoogd. De patentbelasting speelt bij de census geen rol. Daardoor waren vele kleine zelfstandigen van het kiesrecht verstoken. De stembiljetten, die moeten zijn ondertekend, worden van huis afgehaald en geopend in de Raad. Drie maanden later moeten ze worden vernietigd.

De latere minister J.R. Thorbecke vond het een uniek verschijnsel dat 'een publiek regt in huisselijke eenzaamheid wordt uitgeoefend'. * 

In Utrecht bestaat het college van B & W uit vier personen, die tweemaal per week bijeenkomen. Een van de wethouders is belast met het toezicht op de burgerlijke stand en is daardoor vrijgesteld van het voorzitterschap van de vaste commissies, zoals die van Financiën, fabricage en rijding van het brood. * 

Deze commissies adviseren B & W of zijn belast met de uitvoering van bepaalde taken. Daarnaast worden de volgende taken onder de leden van B & W verdeeld: het voorzitterschap (in bepaalde gevallen) van de Commissie tot de Rijnvaart, het tekenen van gevraagde attestaties de vita tot het verkrijgen van een pensioen, het voorzitterschap van het College van zetters der directe belastingen, examinatie van de rekeningen van de gildenbussen e.a. In Utrecht zit de burgemeester in voorkomende gevallen de Plaatselijke schoolcommissie voor en is hij superintendent over de liefdadige instellingen en de fundaties. In de decennia vóór 1848 was in Utrecht circa 5 pct. van de totale bevolking stemgerechtigd en ruim 1,5 pct. kiesgerechtigd. * 

Bij de grondwet van 1848 wordt de Tweede Kamer rechtstreeks en voor vier jaar gekozen. Iedere twee jaar treedt de helft af. De leden van Provinciale Staten worden rechtstreeks gekozen en wel voor negen jaar. Tevens brengt deze de opheffing van de heerlijke rechten en maakt deze een einde aan het bestuursrechtelijke verschil tussen stedelijke en plattelandsgemeenten. De gemeenteraad is het hoofd van de gemeente en oefent alle bevoegdheden uit die niet nadrukkelijk aan de burgemeester of aan B & W zijn opgedragen. Zij wordt rechtstreeks door de ingezetenen gekozen. De burgemeester, tevens voorzitter van de gemeenteraad, wordt door de koning benoemd 'ook buiten de leden van de raad'. Er moeten bij wet nadere eisen aan het kiesrecht worden gesteld, bijvoorbeeld een bepaalde minimum-som aan te betalen belasting.

In 1851 werd de nieuwe Gemeentewet van kracht. Het aantal leden van de raad varieert van 7 tot 39. De zittingsperiode van de raadsleden is zes jaar; iedere twee jaar treedt een derde deel af. De zittingsperiode van een wethouder is eveneens zes jaar. Iedere drie jaar treedt de helft af. Ook worden de bevoegdheden van de burgemeester en B & W scherp onderscheiden. De burgemeester is het hoofd van de plaatselijke politie en is verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde, oefent toezicht uit op schouwburgen, herbergen e.d., en heeft het opperbevel bij brand. Ook was het mogelijk dat iedere wethouder zijn eigen portefeuille kreeg (departementalisatie van het bestuur ), zoals dat eerder ook al in de praktijk voorkwam.

De Kieswet van 1850 stelde regels voor het actief en passief kiesrecht voor de gemeenteraad. Men moet zijn: Nederlander, meerderjarig (23; vanaf 1896 25 jaar), ingezetene van Rijk en gemeente, in het genot van de volledige burgerlijke rechten en aangeslagen in de grondbelasting, personele belasting en nu ook patentbelasting voor - afhankelijk van de gemeente - fl. 10 tot fl. 80. Voor het passief kiesrecht geldt een minimum-leeftijd van 25 jaar. De census voor het actief kiesrecht voor de gemeenteraad is de helft van dat voor de rechtstreeks en voor vier jaar gekozen leden van de Tweede Kamer en de eveneens rechtstreeks en voor negen jaar gekozen leden van Provinciale Staten. De leden van de Eerste Kamer werden voor negen jaar en getrapt gekozen, namelijk door de leden van Provinciale Staten.

De Kieswet van 1850 werd in 1896 door een nieuwe wet vervangen, nadat de grondwetswijziging van 1887 al een verruiming van de eisen had gebracht. Kiezers kunnen zijn volwassen mannen met 'teekenen van geschiktheid en maatschappelijke welstand'. Voor de gemeente vormde de invoering van deze wet met zijn belasting-, huur-, loon- of pensioen-, spaar- en examenkiezers een enorme belasting van het ambtelijk apparaat. Het kiesrecht werd in 1901 verder verruimd.

In 1917 werd in een grondwetswijziging het algemeen mannenkiesrecht ingevoerd, in 1919 gevolgd door algemeen vrouwenkiesrecht. Dit laatste gebeurde via een wijziging in de Kieswet. In 1922 werd dit ook in de grondwet vastgelegd. In 1917 werd ook bepaald dat de gehele raad om de vier jaar zou worden gekozen.

In juni 1940 werd de gemeenteraad onder toezicht geplaatst van een Duitse Beauftragter. Nog in hetzelfde jaar moesten het CPN-raadslid en het joodse raadslid het veld ruimen. Een jaar later werden de politieke partijen opgeheven. Per 1 september 1941 trof dit lot ook de gemeenteraden. De Utrechtse raad kwam op 28 augustus 1941 voorlopig voor het laatst bijeen. Het college van B & W bleef in functie. Toen burgemeester G.A.W. ter Pelkwijk in april 1942 werd afgezet en vervangen werd door de NSB-er C. van Ravenswaay, traden ook de wethouders af. Hun plaats werd ingenomen door NSB-ers. Na de bevrijding keerde het oude college - op twee leden na, van wie een was overleden, en die door twee raadsleden werden opgevolgd - terug op het stadhuis. Op 29 november werd een tijdelijke gemeenteraad ingesteld. In 1946 werden de eerste naoorlogse raadsverkiezingen gehouden.

Tot de Franse tijd hadden de gemeenten voornamelijk taken op juridisch, administratief en politioneel terrein: la commune gendarme. Dit veranderde daarna maar langzaam. De ontwikkeling van de gemeentelijke taak verliep in een viertal fasen: staatsonthouding en nachtwakersgemeente (1851-1865), gemeente als voortrekker (1865-1914), toenemend medebewind (1914-1950) en verzorgingsstaat en welzijnsgemeente (1950-1980). Onder medebewind verstaat men het inschakelen van de lagere overheden bij de uitvoering van wetten en algemene maatregelen van bestuur.

Pas aan het einde van de negentiende eeuw ontstond la commune sociale. Daarbij speelde het opkomende socialisme een belangrijke rol. De SDAP stelde in 1899 een programma op voor een gemeentelijk bestuur op sociaal-democratische grondslag. Daarmee werd de partijpolitiek geïntroduceerd en kan gesproken worden van gemeentepolitiek.

In de loop van de twintigste eeuw werden steeds meer gemeentelijke taken overgeheveld naar het Rijk, met name op het terrein van de sociale en economische zaken (een teruggang in autonome taakuitvoering, maar een toename van de medebewindstaken). * 

De eerste directe gemeenteraadsverkiezingen vonden ook in Utrecht plaats op de tweede dinsdag in september 1851. De census voor het actief kiesrecht bedroeg fl. 60. In 1880 bedroegen de aantallen kiezers voor de Tweede Kamer en Provinciale Staten 1750 en voor de gemeenteraad 2600. *  In Utrecht telde de raad 29 personen, van wie 15 ook al deel hadden uitgemaakt van de oude raad. In 1969 was het aantal raadsleden gegroeid tot 45.

B & W vergaderden tweemaal per week. De orde was toen als volgt: de secretaris leest de concept-notulen voor en de uitgaande brieven en besluiten die op verzoek van de leden of van de secretaris worden geresumeerd. De voorzitter brengt de ingekomen stukken sedert de vorige vergadering ter tafel, tenzij hij gebruik maakt van artikel 68, dat hem in spoedeisende gevallen de bevoegdheid geeft al eerder actie te ondernemen. Rapporten van leden of van commissies worden uitgebracht. Voorstellen van de leden worden gehoord. Stukken die ter behandeling in handen zijn gesteld van een van de leden, worden door hen bij voorkeur voorzien van een rapport met een conclusie. In de notulen wordt geen aantekening gehouden van het door een individueel lid te berde gebrachte. Wel kan een lid laten aantekenen dat hij zich niet met een genomen besluit kan verenigen. Het toezicht op de verschillende takken van dienst kan in het bijzonder aan een van de leden worden opgedragen.

De gemeenteraad vergadert eenmaal per maand. Opmerkingen van individuele leden worden genotuleerd. De notulen worden na 'resumptie' (goedkeuring en vaststelling in de volgende vergadering) door de voorzitter gewaarmerkt en daarna binnen vijf dagen in een register overgebracht en door voorzitter en secretaris ondertekend. Ieder jaar september verdeelt de raad zich in drie afdelingen, bestaande uit een ongeveer gelijk aantal leden. De voorzitter van een afdeling is een wethouder. De afdelingen hebben met name tot taak het onderzoek van de ontwerp-begrotingen.

Om een indruk te geven van wat er zoal omging: het aantal door de gemeenteraad behandelde zaken was in 1853 271 en in 1864 518, het aantal door B & W behandelde zaken was in 1853 769 en in 1864 1126 en het aantal verzonden brieven was in 1853 8000 en in 1864 15.000. * 

De organisatie van de secretarie bleef na november 1813 op dezelfde leest geschoeid als gedurende de Franse tijd. Ook bleef secretaris P. de Roock in functie. In 1816 kreeg hij J.A.A. Ram naast zich. In 1835 werd het aantal secretarissen weer teruggebracht tot één. De secretaris was belast met 'een gestadig toezicht' op de stedelijke secretarie en alle aan het stadhuis verbonden ambtenaren en bedienden.

Het traditionele wettelijk model van het gemeentebestuur na 1851 wordt gevormd door de gemeenteraad, B & W, de burgemeester, de gemeentesecretaris als ambtelijk apparaatshoofd en de gemeenteontvanger.

In 1889, 1919 en 1969 was de secretarie ingedeeld in respectievelijk de volgende afdelingen:

Indeling 1889
Algemene Zaken
Nationale Militie en Schutterij
Financiekamer
Burgerlijke Stand

Indeling 1919
I Algemene Zaken
II Burgerlijke Stand, Bevolking en Verkiezingen
III Militaire Zaken
IV Onderwijs
V Financiekamer
VI Belastingen
VII Openbare Werken en Levensmiddelenvoorziening
VIII Maatschappelijke Zaken en Statistiek
IX Bedrijven, Armwezen en Gezondheidsdienst
X Volkshuisvesting
XI Pensioenen

Indeling 1969

I Kabinet en Algemene Zaken
- Bureau Kabinet
- Bureau Voorlichting
- Bureau Algemene Zaken
- Bureau Culturele Zaken
- Bureau Juridische Zaken
- Bureau Verkeerszaken
- Bureau Documentatie
- Bureau Economische Zaken
- Bureau Archiefzaken
- Bibliotheek
- Bodenkamer

II Bevolkingsregister, Verkiezingen, Burgerlijke Stand, Militaire Zaken, Inlichtingendienst en Statistiek
- Bureau Bevolking en Verkiezingen
- Bureau Burgerlijke Stand.
- Bureau Militaire zaken en Inlichtingendienst
- Bureau Statistiek

III Bedrijven
- Bureau Publiciteit
- Bureau Schrijfkamer, Drukkerij en Expeditie

IV Onderwijs en Jeugdzaken
- Bureau Beleid
- Bureau Uitvoering
- Bureau Jeugdzaken
- Bureau Inspectie onderwijs

V Financiën en belastingen
- Bureau Financiën
- Bureau Belastingen
- Centraal Salarisbureau

VI

Personeelszaken en Pensioenen
- Bureau Rechtspositie
- Bureau Personeelszaken
- Bureau Werkclassificatie
- Instituut Ziektekosten Ambtenaren

VII Openbare Werken

VIII Volkshuisvesting

IX Maatschappelijke Aangelegenheden en Volksgezondheid

X Accountantsafdeling

In de tweede helft van de negentiende eeuw ontstonden zelfstandige gemeentelijke diensten, zoals Openbare Werken (1867) en Stadsreiniging (1876). De eerste zelfstandige gemeentebedrijven waren de Gasfabriek (1862) en het Elektriciteits- en Trambedrijf (1905). De diensten en bedrijven stonden onder leiding van een directeur en voerden een eigen financiële administratie. In feite was deze ontwikkeling een terugkeer naar de situatie in de periode van de Republiek, toen naast de kleine secretarie een aantal zelfstandige 'diensten' functioneerde. *  Sommige bleven nog tot ver in de negentiende eeuw bestaan, zoals het Stadsambachtskinderhuis en de Stadsaalmoezenierskamer. In 1969 bestonden de volgende diensten en bedrijven:
- Gemeentearchief
- Centraal Museum
- Volkskredietbank
- Bouw- en woningdienst
- Sociale Dienst
- Stichting Huisvesting van Bejaarden
- Huisvestingsbureau
- Voorzieningsdienst
- Energie- en vervoerbedrijf
- Openbare Werken
- Stadsontwikkeling
- Keuringsdienst van Waren voor het gebied Utrecht
- Reinigings-, Markt- en Havendienst
- Slachthuis
- Geneeskundige en Gezondheidsdienst
- Begraafplaatsen
- Gemeentepolitie
- Brandweer
- Stichting voor Lichamelijke Oefening
- Stichting voor Badhuizen
- Stichting voor het Beheer en de Exploitatie van Volkswoningen
- Stichting Schooladviesdienst

Evenals dat in de periode vóór 1795 het geval was, speelden bij de aansturing van het ambtelijk apparaat (zowel de secretarie als de diensten) commissies van B & W en de gemeenteraad, met name de vaste commissies, een belangrijke rol. In feite fungeerden sommige commissies als de latere diensten. Volgens het stedelijk reglement van 1824 waren er de volgende vaste commissies van raadsleden onder leiding van een lid van B & W:
- Financiën, fabricage en rijding van het brood
- Tijn- en brandmeesters en tot de ijk
- Jaarlijkse, wekelijkse en dagelijkse markten
- Schuitenveer en het voerwerk
- Zaken der wijken en buurten.

In 1850 waren dat:
- Financiën
- Fabricage en tot de rijding
- Tijnmeesters
- Jaarlijkse, wekelijkse en dagelijkse markten
- Schuitenveren en het voerwerk
- Wijken en buurten
- Loting der Nationale Militie
- Tekenen en afgeven der attesten en certificaten voor de Nationale Militie
- Het overleveren der miliciens en verlofgangers
- Schouw (verschillende wateren)
- Curatoren van de Latijnse school
- Bedoeld bij art. 11 en 15 der Wet op de schutterijen.

De verordening op het archief van de gemeente Utrecht uit 1873 legde de scheiding tussen het oud- en het nieuw-archief bij 1 januari 1814. Volgens gemeentearchivaris mr. S. Muller Fzn (1874-1918) zou 28 november 1813 (toen verlieten de Franse troepen de stad) of 1 januari 1816 (toen werd het nieuwe bestuursreglement van kracht) beter geweest zijn. Uiteindelijk is de grens toch bij eind november 1813 gelegd. Muller vervaardigde in 1880 als zijn eerste Utrechtse inventaris een Catalogus van het nieuw-archief 1814-1880, waarvan hij de indeling ontleende aan de inrichting van de gemeenteverslagen. Deze inventaris werd door de administratie aangevuld met stukken uit de periode 1880-ca. 1910. De inventaris van Muller is wel gedrukt maar nooit in de handel gebracht, omdat het archief destijds nog niet toegankelijk was voor het publiek. De inventaris was uitsluitend bestemd voor de ambtenaren op de secretarie. Deze ambtenaren brachten later een cesuur aan in 1851 (invoering Gemeentewet). Het archief 1814-1851 werd Stadsarchief IV genoemd en het archief 1851-1910 Stadsarchief V. In beide archiefgedeelten kwamen dezelfde inventarisnummers voor; men had zelfs series gesplitst. Regelmatig werden nieuwe beschrijvingen aan de inventaris toegevoegd, die steeds ingewikkelder en onoverzichtelijker werd, vooral wat de nummering betreft.

Het archief van het gemeentebestuur 1813-1969 is in etappes overgebracht naar de Gemeentelijke Archiefdienst Utrecht. In 1935 werd het archiefgedeelte 1813-1851 overgebracht, omstreeks 1967 het archiefgedeelte van na 1851 (inclusief ongeïnventariseerde gedeelten). Ongeïnventariseerde aanvullingen en dossiergedeelten volgden in 1985 en 1990. De gedeelten die niet in de inventarissen van Stadsarchief IV of V beschreven waren, werden in de wandeling Stadsarchief VI genoemd. De door de administratie vervaardigde inventarissen van Stadsarchief IV en Stadsarchief V werden in de studiezaal geplaatst. De dossierinventarissen waren hiervoor niet geschikt.

Aan deze volgens de Archiefwet overgebrachte archiefbestanden zijn in de bovengenoemde inventarissen en bij de tweede inventarisatie de volgende archivalia toegevoegd, die eerder in andere archieven of collecties waren geplaatst. De huidige inventarisnummers zijn tussen haakjes toegevoegd.
- Supplement Stadsarchief inv.nrs. 149x, 1492x, 1499x en 14910x (buurt Snippenvlucht), geschonken door J.W. le Nobel J.Wz. (inv.nrs. 5001-5004)
- Supplement Stadsarchief inv.nrs. 506-2, 507-2, 510-19, 804-2 en 804-3 (wijk M en polder c.q. ambachtsheerlijkheid Pijlsweerd), in bewaring gegeven door de ambachtsheer. (inv.nrs. 5040-a-b, 5220-a en 5229-5230)
- BA I inv.nrs. 78x en 785x (Riemsnijdersbus), geschonken door J.W. le Nobel J.Wz. (inv.nrs. 9978-9979)
- BA I inv.nrs. 72x, 722x, 723x, 724x-1-724x- 2, 727x, 728x, 729x en 7210x (Oude en Nieuwe Schoenmakersbus), afkomstig van A. Rutgers, de laatste busmeester, en in 1934 door de Financiekamer overgedragen. (inv.nrs. 9981-9988)
- Stukken van de Algemene commissie van liquidatie der zaken van de voormalige wees- en momboirkamers. De stukken over Utrecht werden in 1853 naar Den Haag overgebracht en in 1946 in bewaring gegeven aan het Gemeentearchief Utrecht. Een deel van deze stukken werd in 1979 aan het Algemeen Rijksarchief in Den Haag geretourneerd. (inv.nrs. 10515, 10520-10521, 10544-10545, 10547, 10550-10616, 10618, 10622, 10624-10653, 10655-10657)
- Stukken van de Commissie tot oprichting van een nationaal gedenkteken voor 17 november 1813, afkomstig van de voorzitter, jhr. A.D. van Oldebarneveld genaamd Witte Tullingh, en in 1979 door het Gemeentearchief van Den Haag geschonken. (inv.nrs. 11043-11047)
- Stukken van de Commissie voor het standbeeld van Jan van Nassau, afkomstig van voorzitter J.W. Schubärt en door de erven geschonken. (inv.nrs. 11051-11054)
- Stukken van de Schuttersraad bij de dienstdoende schutterij van Utrecht, die in 1935 bij de overbrenging van het archief 1813-1851

- Stukken van de Schuttersraad bij de dienstdoende schutterij van Utrecht, die in 1935 bij de overbrenging van het archief 1813-1851 werden aangetroffen en in 1938 met machtiging van B & W zijn overgedragen aan het Rijksarchief in de provincie Utrecht. (inv.nrs. 12373-12381, 12390-12401)
- Stukken van het Muziekkorps van de dienstdoende schutterij, afkomstig van penningmeester D. Ragay, en in 1972 door J.E. Ragay geschonken. (inv.nrs. 12705-12734)
- Stukken van de Vereniging Het Metalen Kruis. (inv.nrs. 12735-12741)
- Losse aanwinsten inv.nrs 225-226. (26381-26382), 554-567 (29632-29645), 642-643 (16945-16947), 671 (11102-a), 1274 (31194), 1565 (16944-16955), 1566 (4), 1581 (2110-a), 1600 (11055), 1712 (11103-11104), 1719 (11102-a), 1841 (12679-a) en 1882 (4343-a).

Daarnaast zijn de in Bewaarde Archieven I en het Supplement op het Stadsarchief beschreven archivalia daterend van na 1813 van respectievelijk gildenbussen en van het Stadsambachtskinderhuis, buurten en ambachtsheerlijkheden - deels hierboven al genoemd - in deze inventaris opgenomen. Tenslotte zijn vele in de bibliotheek opgenomen gedrukte en enkele geschreven archivalia toegevoegd.

Niet bij de inventarisatie werden betrokken de archieven van de gemeentelijke bedrijven, diensten - met uitzondering van enkele die in het archief van de secretarie waren geïntegreerd - en scholen, en de geannexeerde gemeenten Zuilen en Vleuten-De Meern. Hiervan zijn en worden afzonderlijke inventarissen gemaakt. Ook de volgende archieven binnen de gemeentelijke sfeer hebben een afzonderlijke inventaris: Commissies wering schoolverzuim, 1901-1969, Utrechtse Gezondheidscommissies, 1855-1949, en het Plaatselijk schoolmelkcomité, 1956-1980. Van de van 1816 tot 1824 zelfstandige gemeenten Catharijne, Lauwerecht, Abstede en Tolsteeg zijn geen archieven aangetroffen.

In 1989 is gestart met de inventarisatie van het archief van het gemeentebestuur 1813-1969. Gecoördineerd door A. Pietersma als projectleider werden de inventarisatiewerkzaamheden uitgevoerd door stagiairs en formatieve en projectmedewerkers. Bij het verdelen van de 'porties' is uitgegaan van de rubrieken in de inventaris van Muller.

In de nieuwe deelinventarissen is geen cesuur meer aangebracht in 1851, waardoor series in Stadsarchief IV en Stadsarchief V konden worden herenigd. Bovendien zijn de series, die in de voorlopige inventarissen slechts één inventarisnummer hadden, gespecificeerd. De beschrijvingen zijn gecontroleerd en zo nodig verbeterd. Vele losse stukken en omslagen konden worden samengevoegd met andere stukken. Besloten werd in de stukken over afzonderlijke onderwerpen een cesuur aan te brengen bij de invoering van de decimale zaaksgewijze ordening rond 1910. Hiervan moest in sommige gevallen worden afgeweken ten behoeve van het gebruiksgemak van de inventaris-het leidende criterium voor het project. De indeling van de beide delen werd zoveel mogelijk geüniformeerd. De stukken van algemene aard zijn niet gesplitst.

Bij de indeling is gekozen voor een ordening naar onderwerpen en niet naar organisatie. Op grond daarvan zijn de stukken van commissies niet als afzonderlijke archieven opgenomen. Bovendien is in veel gevallen niet duidelijk of stukken tot een commissiearchief behoren. Deze keuze komt het gebruikersgemak ten goede, maar doet minder recht aan het besluitvormingsproces binnen het gemeentelijk apparaat.

In aansluiting op eerdere vernietiging door de administratie vormde een belangrijk onderdeel van de inventarisatie de verdere selectie van voor vernietiging in aanmerking komende stukken, zulks conform de 'Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeente-archieven' van 1983. In enkele gevallen zijn van vernietigbare bijlagen bij de jaarrekening de bijlagen van ieder tiende jaar bewaard. Voor deze vernietiging werd door B & W een machtiging afgegeven bij schrijven van 28 april en 5 augustus 2003. De totale omvang vóór de vernietiging bedroeg 1433 m1, na vernietiging 1200 m1. In het acquisitiedossier zijn lijsten van vernietigde stukken aanwezig.

1589-a, 1607-a, 2005, 2015, 2050, 2103, 2110-a, 4343-a, 4573, 4587-a, 4608, 4821-a, 4925-a, 4976, 4984-a, 5003, 5040-a, 5040-b, 5144-5159, 5220-a, 8374, 8379, 8383, 8542-a, 8832, 9121, 9228-a, 9325, 9514, 9517-9518, 9587, 9684-a, 9684-b, 9822-9823, 9844-9941, 10664-a, 10696, 11011-11017, 11055-a, 11066-a, 11087-a, 11087-b, 11087-c, 11091-a, 11102-a, 11102-b, 11116-a, 11222-11230, 11333-a, 11794-a, 12391, 12480, 12679-a, 12695-12696, 12726.

De inventaris is verdeeld in vier hoofdrubrieken: stukken van algemene aard 1813-1969, stukken over afzonderlijke onderwerpen zonder classificatienummers 1813-1910, stukken over afzonderlijke onderwerpen met classificatienummers 1911-1969 en stukken over afzonderlijke onderwerpen met classificatienummers, overgedragen wegens annexatie van delen van aangrenzende gemeenten. De eerste hoofdrubriek bevat per gemeentelijk orgaan voornamelijk de series algemene besluiten en bijbehorende correspondentie, en daarnaast de gemeenteverslagen. Deze gemeentelijke organen zijn: gemeenteraad, provisionele regering c.q. burgemeesters c.q. B & W, en de burgemeester. De cesuur in 1910, gevolg van de invoering van het dossierstelsel, kon niet alle gevallen worden volgehouden, zodat soms stukken uit de tweede periode in de eerste rubriek zijn geplaatst en omgekeerd. Deze beide rubrieken zijn verfijnd onderverdeeld naar onderwerp, zoveel mogelijk op uniforme wijze. In de periode 1813-1910 gaat het vooral om series besluiten over een bepaald onderwerp, in de tweede om dossiers over bepaalde zaken.

In de periode 1813-1910 is het vrijwel altijd nodig om via de eigentijdse nadere toegangen (agenda's, indexen, repertoria e.d.) een of meer besluiten van een of meer gemeentelijke organen over het gezochte onderwerp te vinden en vervolgens de bijbehorende correspondentie te raadplegen. In de periode voorafgaande aan de opmaak van een serie besluiten met als bijlagen ingekomen stukken en minuten van uitgaande stukken over een bepaald onderwerp zijn deze besluiten doorgaans te vinden in de algemene serie of in een andere serie met een ruimer onderwerp.

Een agenda is een chronologische lijst van de ingekomen en bijbehorende uitgegane stukken, onder vermelding van nummer, datum, afzender en een samenvatting van de inhoud. Een repertorium bevat ongeveer dezelfde gegevens, maar dan in alfabetische volgorde van onderwerp of trefwoord. Een index bevat geen samenvatting van de inhoud, maar trefwoorden of persoonsnamen in alfabetische volgorde.

In de periode 1911-1969 zijn nauwelijks of geen nadere toegangen opgemaakt. De gezochte stukken kunnen alleen gevonden worden via de inhoudsopgave en de index op deze inventaris.

In de gedrukte versie van de hoofdrubrieken stukken van algemene aard 1813-1969 en stukken over afzonderlijke onderwerpen 1813-1910 zijn de deelbeschrijvingen weggelaten. Zie hiervoor het studiezaalexemplaar en de digitale versie op de website van Het Utrechts Archief. Deze laatste geeft overigens de beste zoekmogelijkheden: op ieder woord in de tekst.

Sommige series in de periode 1813-1910 sluiten aan op vergelijkbare series in het Stadsarchief III (1795-1813) en die in de periode 1911-1969.

In de collectie beeldmateriaal bevinden zich tal van kaarten die afkomstig zijn uit het voorliggende archief.

Bepaalde inv.nrs. - onder meer over de zuivering van ambtenaren na de Tweede Wereldoorlog - zijn alleen raadpleegbaar met toestemming van de gemeentearchivaris.

Tegelijk met deze inventaris is verschenen: Arend Pietersma, Stadsbelangen. Gids voor historisch onderzoek naar het gemeentebestuur van Utrecht na 1813 (Utrecht 2005).

Arend Pietersma