Handels- en Vennootschapsregisters
Ieder bedrijf wordt sinds 1921 ingeschreven in het handelsregister. Het handelsregister wordt bijgehouden door de Kamer van Koophandel in het gebied waar het bedrijf is gevestigd. Van ieder bedrijf dat in het Handelsregister is ingeschreven wordt een dossier aangelegd. Dat dossier bevat een aantal gegevens over het bedrijf. Verandert er iets bij het bedrijf, dan komt dat in het dossier. Wordt een bedrijf opgeheven, dan wordt het dossier doorgehaald. Dat gebeurt ook als een bedrijf verplaatst wordt naar een gemeente buiten het werkgebied van de betreffende Kamer van Koophandel. Doorgehaalde dossiers gaan na enige tijd (doorgaans na twintig jaar) naar een rijksarchief.
Wat is het Vennootschapsregister?
Vóór 1921 werden alleen registers bijgehouden van vennootschappen en niet van ander bedrijven. Wanneer een vennootschap werd opgericht of ontbonden, werd daarvan een akte opgemaakt. Die akten werden vanaf 1811 bij de rechtsbanken gedeponeerd en daar in
een register ingeschreven.
De archieven van de rechtbanken zijn te vinden in de rijksarchieven.
Wat vindt u in de handelsregisterdossiers?
Van elke onderneming die in het handelsregister is opgenomen wordt een dossier aangelegd. Daarin zijn gegevens vastgelegd over de onderneming, zoals:
- een korte bedrijfsomschrijving
- de handelsnaam
- de rechtsvorm (eventueel met een exemplaar van de statuten)
- het volledige adres
- gegevens over eigenaren, bestuurders, vennoten, commissarissen en procuratie-houders
Als in een van deze gegevens verandering komt, dan wordt dat in het dossier vermeld.
Een dossier van het handelsregister bevat geen brieven, foto's of lijsten van personeelsleden. Dergelijke gegevens vindt u in het archief van het betreffende bedrijf. Als een bedrijf niet meer bestaat, is de kans aanwezig dat dit archief verloren is
gegaan.
Welke bedrijven?
Van ieder bedrijf - ook een eenmanszaak - wordt in het handelsregister een dossier bijgehouden, behalve van overheidsbedrijven, landbouwbedrijven (wel weer als het een N.V. of B.V. is) en straathandel. In het handelsregister worden alle bedrijven
opgenomen die hun zetel in Nederland hebben, ook filialen of bijkantoren van buitenlandse bedrijven. Ook van bedrijven die in 1921 - toen het handelsregister ging werken - al bestonden is een dossier aangelegd.
De handelsregisterdossiers die in de rijksarchieven liggen zijn doorgehaald.
Dat wil overigens niet altijd zeggen dat het betreffende bedrijf momenteel niet meer bestaat. Bij sommige Kamers van Koophandel is de werkwijze van de afdeling Handelsregister zo, dat een dossier ook wel eens wordt doorgehaald als een bedrijf een nieuwe
rechtsvorm krijgt of op een andere manier niet sterk verandert.
Er wordt dan met een nieuw dossier begonnen. Het doorgehaalde dossier gaat na enige tijd (doorgaans 20 jaar) naar het rijksarchief.
Faillisement
Soms is het opheffen van een bedrijf een gevolg van faillissement. In dat geval is in het dossier het vonnis vermeld waarbij die faillietverklaring is uitgesproken. Aan de hand van dat gegeven kunt u naar faillisementsdossiers zoeken. Die maken deel uit
van de archieven van de arrondissementsrechtbanken. Deze dossiers bevatten gegevens over dat bedrijf, zoals de oorzaak van het faillissement, de schuldeisers en dergelijke.
Hoe vindt u een handelsregisterdossier?
Nederland is ingedeeld in ressorten (werkgebieden) van Kamers van Koophandel. Om het dossier van een bedrijf of een vestiging van een bedrijf te vinden moet u eerst weten tot welk ressort de gemeente behoort waarin het bedrijf of de vestiging is gelegen.
U kunt de indeling van ressorten bij de Kamer van Kooophandel of het rijksarchief navragen.
De meeste Kamers van Koophandel hebben de dossiers die meer dan twintig jaar geleden zijn doorgehaald overgedragen aan het rijksarchief in hun provincie. Daar worden ze op nummer opgeborgen. Soms ontbreken verdere toegangen. Dan is niet bekend of het
dossier van een bepaald bedrijf al bij het rijksarchief is of onder welk nummer het zich bevindt.
Zoekt u het dossier van een bepaald bedrijf, dan kunt u het beste telefonisch contact opnemen met de betreffende Kamer van Koophandel. Daar kan men u zeggen of het dossier bij de Kamer of in het rijksarchief ter inzage is.
Vennootschapregisters
In de periode 1811-1921 werden bij de rechtbanken vennootschapsregisters bijgehouden. Daarin werd de tekst van de akten, waarbij een vennootschap werd opgericht, overgeschreven. Zo'n akte bevat gegevens over het doel van de onderneming, de aandeelhouders,
het maatschapppelijk kapitaal, de directie, de raad van commissarissen en de bevoegdheden van verschillende personen. Bij wijzigingen en opheffing werd ook een akte opgemaakt. Ook die werd in het register opgenomen.
Er is een onderscheid te maken tussen de registratie vóór en na 1838.
1811-1838
Akten van vennootschap werden gedeponeerd bij de rechtbanken van koophandel.
- vennootschap onder firma of een commanditaire vennootschap
De akte van oprichting moest binnen veertien dagen worden geregistreerd bij de griffie van de rechtbank van koophandel binnen het arrondissement waar de onderneming was gevestigd. - onderneming met meerdere vestigingen
Ook bij de rechtbanken in de arrondissementen waar de vestigingen zich bevonden werd de akte ingeschreven. - naamloze vennootschap
Voor de oprichting van een N.V. was vooraf toestemming nodig van de regering. De oprichtingsakten van naamloze vennootschappen hoefden niet bij de rechtbank van koophandel te worden gedeponeerd. In het begin van de 19de eeuw werd de rechtsvorm van naamlozen vennootschap nog weinig gebruikt.
1838-1921
Akten van vennootschap, ook van naamloze, werden gedeponeerd bij de arrondissementsrechtbanken, of, als die er niet was, bij het kantongerecht.
U zult dus niet altijd alle vennootschappen binnen een bepaald arrondissement in het vennootschapsregister van de arrondissementsrechtbank vinden. Soms zit een deel bij de kantongerechten.
Ook akten waarbij statuten werden gewijzigd of waarbij een vennootschap werd ontbonden werden bij de rechtbank of het kantongerecht gedeponeerd.
Hoe vindt u een akte van vennootschap?
- 1811-1838
De akten werden gedeponeerd bij de rechtbanken van koophandel. De archieven van die rechtbanken berusten over het algemeen in het rijksarchief van de provincie waarin ze gelegen waren. In het rijksarchief kunt u nagaan onder welke rechtbank van koophandel een gemeente viel. Dikwijls zijn de archieven van de rechtbanken van koophandel vermengd met die van de rechtbanken van eerste aanleg. In het rijksarchief vindt u de serie akten van vennootschap dus of in het archief van de betreffende rechtbank van eerste aanleg of in dat van de betreffende rechtbank van koophandel. - 1838-1920
De akten werden gedeponeerd bij de arrondissementsrechtbanken, soms ook bij de kantongerechten. De archieven van al deze rechterlijke instellingen liggen in de rijksarchieven in de provincie waar ze gevestigd waren. De toegangen tot deze archieven bevatten meestal een rubriek Buitengerechtelijke Zaken. Daartoe behoren ook de gedeponeerde akten. De vennootschapsregisters daarvan vormen een aparte serie. De akten zijn in chronologische volgorde ingeschreven. In veel gevallen is er een klapper op deze registers gemaakt. Dan vindt u de akte ook snel, wanneer u geen datum weet.
Literatuur
- De wetgeving over het Handelsregister is vastgelegd in de Handelsregisterwet van 1918. Gegevens over afzonderlijke kamers van Koophandel vindt u in de KvK Gids, uitgegeven in opdracht van de Vereniging van Koophandel en Fabrieken in Nederland.
- Over vennootschapsregisters vindt u gegevens in: M.W. van Boven, De rechtbanken van koophandel 1811-1838).
- Iets over de geschiedenis, organisatie en archieven, in: Nederlands Archievenblad jrg. 97 (1993), 5-28, en in Werkboek rechterlijke archieven 1838-1940, onder redactie van R. Huijbrecht, uitgegeven door de Rijksarchiefdienst.
Woordenlijst
| handelsregister | sinds 1921 onderdeel van de Kamer van Koophandel, waar gegevens over bedrijven worden geregistreerd |
| vennootschapsregister | boek waarin vóór 1921 door de rechtbank/kantongerecht akten van vennootschap en de wijzigingen daarin werden ingeschreven |
| dossier | alle stukken over één bepaalde zaak |
| akte | document waarin rechtshandeling (bijvoorbeeld de oprichting van een vennootschap) wordt vastgelegd. |
| vennootschap | vorm waarin twee of meer personen een commerciële samenwerking aangaan |
| N.V. | naamloze vennootschap. Hierbij leveren de vennoten alleen kapitaal en krijgen daarvoor aandelen. Aandelen kunnen worden verhandeld op de beurs |
| B.V. | besloten vennootschap. Hierbij zijn de aandelen niet verhandelbaar op de beurs |
| Vennootschap onder firma (V.O.F) | meerdere vennoten voeren gezamenlijk een onderneming onder een gemeenschappelijke naam |
| Commanditaire vennootschap (C.V.) | de handel wordt op naam van een van de vennoten bedreven, de andere verschaft slechts kapitaal |
| Kamer van Koophandel | instelling ter bevordering van handel en nijverheid in een bepaald gebied. Beheert ook het handelsregister |
| Rechtbank van koophandel | rechtbanken in de periode 1811-1838, met een taak op het gebied van koophandel, onder andere registratie van akten van vennootschap |
| arrondissementsrechtbank | rechtbanken sinds 1838 met straf- en civielrechterlijke bevoegdheden in een bepaald arrondissement. Nederland is verdeeld in arrondissementen |
| kantongerecht | lagere rechtbank dan arrondissmentsrechtbank. Ieder arrondissement is verdeeld in kantons |
| rechtbank van eerste aanleg | rechtbank in de periode 1811-1838, vergelijkbaar met de latere arrondissementsrechtbanken |
| griffie | secretariaat van een rechtbank |
| statuten | regels van een vereniging, stichting of vennootschap. |
| procuratiehouder | degene die in een bedrijf bepaalde volmachten heeft |
| faillissement | toestand waarin iemand verkeert, nadat de rechtbank heeft vastgesteld dat hij niet in staat is zijn financiële verplichtingen na te komen |
| ressort | werkgebied |
| klapper | alfabetische namenlijst |
