Handvest dienstverlening
Wij helpen u altijd verder!
Archieven en collecties kunt u gratis raadplegen in onze studiezalen.
Het Utrechts Archief beschikt over twee studiezalen:
- Studiezaal op de locatie Hamburgerstraat: voor inzage van gereproduceerd materiaal (genealogie, bouwtekeningen)
- Studiezaal Alexander Numankade: voor inzage van originele stukken
Wilt u informatie dan kan dat ook schriftelijk, telefonisch of via onze website. Hoe u ons ook benadert, u kunt altijd rekenen op informatie over producten en diensten, de wijze van levering en de manier waarop u de andere archiefinstellingen in Nederland kunt benaderen.
Wat mag u van Het Utrechts Archief verwachten?
1. Dienstverlening bij bezoek aan de studiezalen
Bij een bezoek aan onze studiezalen kunt u tenminste rekenen op:
- Studiezalen die 37 uur per week open zijn, waarvan 1 avond (donderdagavond).
- Een voldoende ruime en goed verlichte werkplek (tafeloppervlak minimaal 1 m2 en 500 lux).
Informatie en registratie:
Registratie van uw persoonsgegevens en informatie over de huisregels. Deze regels en de bescherming van persoonsgegevens liggen vast in een bezoekersreglement.
Service:
Deskundig, herkenbaar en aanspreekbaar personeel dat:
- U bij uw eerste bezoek introduceert in de gang van zaken in de studiezalen.
- U hulp biedt bij het gebruik van toegangen en apparatuur.
- U attendeert op relevante archieven en publicaties, met eventuele doorverwijzing naar andere archiefinstellingen.
- U informeert over beschikbaarheid en openbaarheid van archieven en collecties.
- U op weg helpt bij het oplossen van eenvoudige problemen op het gebied van oud schrift en ontcijferen van gegevens.
Raadpleging:
- Een volledig overzicht van en toegangen tot de afzonderlijke archieven en collecties die het mogelijk maken om de gehele inhoud van het archief te raadplegen
- Inzage in de stukken; in de studiezaal aan de Alexander Numankade bevindt zich een duidelijke voor een ieder leesbare aanvraagprocedure. U mag maximaal 5 inventarisnummers tegelijkertijd in gebruik hebben.
- Een wachttijd voor de inzage van aangevraagde stukken van max. 30 minuten.
- Apparatuur waarmee nagenoeg de kwaliteit van het origineel zichtbaar wordt.
- Mogelijkheid om reproducties van een origineel te (laten) vervaardigen. Fotokopieën worden, mits een half uur voor sluitingstijd besteld, dezelfde dag binnen een afgesproken tijdsbestek ter plekke geleverd. Voor grote aantallen geldt een levertijd van maximaal 10 werkdagen; voor foto's is de maximum levertijd gemiddeld 10 werkdagen. De bestelling kan tegen gemaakte kosten worden toegezonden.
2. Dienstverlening op afstand
- Bij een schriftelijk verzoek om inlichtingen kunt u rekenen op een reactie binnen 10 werkdagen na ontvangst; indien afhandeling niet binnen deze periode mogelijk is wordt in het antwoord aangegeven binnen welke tijd afhandeling kan plaatsvinden. Wanneer aan de afhandeling kosten verbonden zijn, dan worden deze tevoren medegedeeld.
- Een e-mail met een verzoek om inlichtingen wordt op dezelfde wijze behandeld als een schriftelijk verzoek.
Wanneer u ons opbelt, kunt u in ieder geval rekenen op:
- Binnen kantooruren opname van de telefoon, correct doorverbinden en bij afwezigheid terugbellen.
- Buiten kantooruren automatische verstrekking van basisinformatie.
Wanneer u onze website bezoekt, kunt u in ieder geval rekenen op:
- Basisinformatie met betrekking tot de openingstijden en de bereikbaarheid, producten en diensten, waar onder een archievenoverzicht, en de wijze van levering hiervan.
- Actualiteit door vermelding datum laatste update (minimaal maandelijks).
- Een open structuur met navigatiemogelijkheden.
3. Communicatie
- Wij zullen u op verschillende manieren vragen naar uw wensen. U kunt zelf uw wensen kenbaar maken via ons serviceformulier.
- Het Utrechts Archief doet mee aan het jaarlijkse landelijk gebruikersonderzoek, waarmee de kwaliteit van de dienstverlening wordt beoordeeld.
- Op basis van wensen, beoordelingen en klachten worden jaarlijks de minimum normen voor onze dienstverlening geëvalueerd en ons handvest zonodig bijgesteld.
September 2005/2008/2009