1. Als bezoeker heeft u uitsluitend toegang tot de publieksruimten.
2. Voor het raadplegen stukken en of reproducties dient u zich in te schrijven als bezoeker. Voor de Alexander Numankade kunt u daarvoor terecht bij de receptie, voor de Hamburgerstraat in de studiezaal. Na legitimatie met een geldig identiteitsbewijs, ontvangt u een archiefpas, die u ook bij herhaalbezoeken kunt gebruiken. Uw persoonlijke gegevens vallen onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens en worden niet aan derden ter inzage gegeven.
3. Indien u gegevens van nog levende personen raadpleegt in Het Utrechts Archief dan mag u op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens 2001 deze informatie niet publiceren of op een andere wijze openbaar maken op een zodanige wijze dat de belangen van nog levende personen onevenredig kunnen worden geschaad.
4. U hangt uw jas op in de garderobe en deponeert uw tas in een kluisje. Voorwerpen die de stukken kunnen beschadigen of de rust kunnen verstoren, zijn in de publieksruimten niet toegestaan. Daaronder vallen ook het gebruik van een mobiele telefoon en het meenemen van dranken en etenswaren. Voor alle publieksruimten geldt een rookverbod.
5. U kunt originele stukken alleen raadplegen in de studiezaal aan de Alexander Numankade (voorheen studiezaal 1). In deze studiezaal dient u zo veel mogelijk stilte in acht te nemen.
6. U mag niet meer dan 1 stuk tegelijkertijd in gebruik hebben.
7. De medewerker studiezaal kan het aantal door een bezoeker per dag te raadplegen stukken beperken.
8. Stukken die al op naam van een andere bezoeker zijn aangevraagd, kunt u op dat moment niet raadplegen. U kunt deze stukken zelf aanvragen nadat ze door de studiezaalmedewerker zijn ingenomen.
9. In principe kunt u al het archief- en beeldmateriaal in origineel raadplegen. Er is een aantal uitzonderingen:
10. U bent uiterst zorgvuldig bij het raadplegen van stukken. U bent persoonlijk aansprakelijk voor het aan u ter beschikking gestelde materiaal. In alle studiezalen mag u alleen met potloden schrijven. Indien u origineel beeldmateriaal raadpleegt, is het dragen van door Het Utrechts Archief uitgereikte handschoenen verplicht.
11. Bepaalde categorieën archiefstukken, bibliotheekwerken en beeldmateriaal mogen niet worden gekopieerd. U kunt hiervan wel foto's bestellen.
12. Archiefstukken die niet openbaar zijn, maar waarvoor onder bepaalde voorwaarden wel toestemming tot raadpleging is gegeven, mogen niet gekopieerd of gefotografeerd worden.
13. Stukken kunnen worden aangevraagd tot 15:30 uur
14. In bijzondere gevallen kan Het Utrechts Archief besluiten tot het sluiten van een of meer studiezalen of de dienstverlening tijdens openingstijden beperken.
15. Het Utrechts Archief verwacht van u dat u zich houdt aan de aanwijzingen die gegeven worden door medewerkers van Het Utrechts Archief, in het belang van de orde en/of veiligheid. Bij weigering kan u verdere toegang tot Het Utrechts Archief ontzegd worden.
16. Bent u het niet eens met beslissingen van medewerkers die voortvloeien uit dit reglement, dan kunt u schriftelijk in beroep gaan bij het bestuur van Het Utrechts Archief.
17. De Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 De Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) 2007en de Wet Bescherming Persoonsgegevens 2001 zijn van toepassing.
18. Dit reglement is vastgesteld door het bestuur van Het Utrechts Archief op 26 september 2005, en aangepast in 2006 / 2007 / 2008/ 2011