Welke digitale informatie bevat uw organisatie eigenlijk? En welk deel daarvan moet voor langere tijd bewaard blijven? Voor elke overheidsorganisatie dienen deze termijnen van hoe lang digitale informatie bewaard moet blijven, te zijn omschreven in een conform de Archiefwet vastgestelde selectielijst.

Overbrenging en uitplaatsing
Afhankelijk hiervan komt een overheid in samenspraak met Het Utrechts Archief tot een keuze welke bestanden voor permanente bewaring in aanmerking komen en op welke termijn de overbrenging dient plaats te vinden (ten laatste na 20 jaar). Ook vooruitlopend op overbrenging kunnen digitale archieven al in het e-Depot worden opgenomen. In dat geval is er sprake van ‘uitgeplaatst’ archief en draagt een overheid het beheer van deze bestanden voor bepaalde tijd op aan Het Utrechts Archief. In principe komen archiefbescheiden in het e-Depot pas na overbrenging voor het publiek beschikbaar.

Vervanging
Een overheid kan er ook toe besluiten om papieren archiefbescheiden in digitale vorm te bewaren. De procedure voor het digitaliseren van archiefbescheiden moet daarvoor aan hoge eisen voldoen. Deze eisen worden doorgaans vastgelegd in een Handboek Vervanging of in een Kwaliteitssysteem. Is de procedure formeel bekrachtigd door de betreffende overheid, kunnen de originele papieren archiefbescheiden worden vernietigd en kunnen de gedigitaliseerde bescheiden in het e-Depot worden opgenomen.

Actuele informatie 

Definitieve ontwerpselectielijst van de VNG

Handreiking vervanging archiefbescheiden Archief2020