Persoonsgegevens in archieven

Een groot deel van de archieven die beheerd en bewaard worden door Het Utrechts Archief is openbaar toegankelijk. Archiefstukken die algemene persoonsgegevens bevatten, zijn in principe gewoon raadpleegbaar. Voorop staat dat de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen niet wordt geschaad.

Voor een klein deel zijn openbaarheidsbeperkingen vastgesteld. In dat geval zijn deze archieven of archiefbescheiden niet (online) te raadplegen en slechts onder strikte voorwaarden beperkt ter inzage op onze studiezaal. Vaak heeft de beperkte openbaarheid te maken met de privacy van betrokkenen die voorkomen in de archiefbescheiden. De openbaarheid is dan beperkt op grond van de Archiefwet en/of bepalingen in de AVG . Het gaat daarbij om persoonsgegevens van betrokkenen die nog in leven (kunnen) zijn. Dit kunnen algemene, bijzondere of strafrechtelijke gegevens zijn.  ‘Bijzondere persoonsgegevens’ worden in de AVG als volgt omschreven:

  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt;
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken;
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken;
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakvereniging blijkt;
  • Gegevens over gezondheid;
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid;
  • Genetische gegevens en biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon.

Voor archiefstukken waar een openbaarheidsbeperking op rust, in het bijzonder die met bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens, gelden strikte voorschriften. Een verzoek tot inzage in stukken met bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens nemen wij alleen in behandeling wanneer dit voorzien is van een heldere schriftelijke motivatie, waarbij tevens sprake is van één of meer van de volgende omstandigheden:

  • Uitdrukkelijke (schriftelijke) toestemming van de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens het betreft (betrokkene);
  • De betrokkene heeft de bijzondere persoonsgegevens zelf al eerder openbaar gemaakt;
  • De betrokkene is meer dan 100 jaar geleden geboren of er kan een bewijs van overlijden worden getoond;
  • De betreffende archiefbescheiden zijn noodzakelijk als juridisch bewijsstuk.

In het belang van wetenschappelijk, historisch of statistisch onderzoek kunnen onderzoekers inzage krijgen in beperkt openbare archiefstukken, zonder dat de betrokkenen overleden zijn of toestemming voor inzage hebben verleend. In dat geval moet wel aan alle onderstaande voorwaarden zijn voldaan:

  • Inzage is noodzakelijk voor het betreffende onderzoek;
  • Het vragen van uitdrukkelijke toestemming dan wel het tonen van een bewijs van overlijden is onmogelijk of vergt een onevenredige inspanning;
  • Bij de uitvoering van het onderzoek kunnen genoeg garanties worden gegeven dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene(n) niet onevenredig wordt geschaad.
  • De onderzoeker heeft bij zijn verzoek tot ontheffing van de beperking van openbaarheid een onderzoeksopzet ingediend waarin het wetenschappelijke belang van het onderzoek wordt toegelicht alsmede op welke manier aan de bovengenoemde punten wordt voldaan.

Download het ontheffingsformulier


Rechten

Voor overheidsarchieven of archieven die bewaard worden op grond van ’het algemeen belang’ en/of voor historisch, statistisch of wetenschappelijk onderzoek gelden afzonderlijke regels als het gaat om rechten van betrokkenen.  Het is niet zonder meer mogelijk om uw gegevens uit deze archieven te laten verwijderen of correcties daarop aan te laten brengen. U kunt wel een verzoek indienen om een eigen visie of aanvulling toe te voegen.

Vragen en verzoeken in verband met bovengenoemde rechten kunt u schriftelijk indienen bij:

Het Utrechts Archief
Ter attentie van coördinator Verwerven & Beschrijven
Postbus 131
3500 AC Utrecht

Of per mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Voordat wij uw verzoek in behandeling nemen, dient u zich persoonlijk te identificeren. Binnen 4 weken ontvangt u van ons een reactie op uw verzoek.

In het geval van indexen die geen onderdeel uitmaken van het oorspronkelijke archief maar later door Het Utrechts Archief zijn vervaardigd, gelden deze afzonderlijke regels niet, maar heeft u dezelfde rechten  als in het geval van de bezoekersadministratie. Kijk voor meer informatie bij "Uw rechten en vragen" in de Privacyverklaring