Gemeentelijke archiefinspectie is het toezicht op de naleving van het in de Archiefwet (en de daaruit voortvloeiende regelgeving) bepaalde omtrent het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente Utrecht (en gemeenschappelijke regelingen waarin deze gemeente deelneemt). Kernpunten van dit archiefbeheer zijn de goede, geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden, zowel in papieren als in digitale vorm.
Dit toezicht is geregeld in de gemeentelijke archiefverordening en is opgedragen aan de gemeentearchivaris Deze taak wordt op ambtelijk niveau, onder verantwoordelijkheid van de gemeentearchivaris, uitgevoerd door de gemeentelijk archiefinspecteurs, die in dienst zijn van Het Utrechts Archief.
Gemeentelijke beheerseenheden zijn verplicht bij een voorgenomen vernietiging en/of substitutie van archiefbescheiden een machtiging, c.q. advies van de gemeentearchivaris aan te vragen. Dit geldt ook voor gemeenschappelijke regelingen gevestigd in de gemeente Utrecht.
Naast gemeentelijke archiefinspectie bestaat er ook archiefinspectie vanuit de provincie. Gemeentelijke archiefinspectie is intern en richt zich op de ambtelijke uitvoering van het archiefbeheer. Daarbij wordt overlegd met en geïnspecteerd bij de ambtelijke organisatie. Provinciale inspectie is extern (het betreft toezicht vanuit een hoger bestuursorgaan) en richt zich op de archiefzorg, dat wil zeggen de bestuurlijke voorwaarden om dit beheermogelijk te maken (bijvoorbeeld de aanstelling van voldoende deskundig personeel en het ramen van voldoende middelen op de begroting). Daarbij wordt veelal overlegd op bestuurlijk niveau, met name met het college van B en W. Op punten waar zorg en beheer elkaar raken, bijvoorbeeld archiefruimten, worden gezamenlijk inspecties uitgevoerd.
Algemeen
Digitaal depot / e depot
Handige Links