Samenwerkingsconvenant Voorbereiding Implementatie e-Depot van het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra voor de periode 2011-2012
Achtergrond
Tijdens het 263e Convent van directeuren van de 11 Regionale Historische Centra (RHC's) en het Nationaal Archief is er een convenant ondertekend. Deze overeenkomst is het startschot voor de fase ‘Voorbereiding Implementatie e-Depot'. Door de ondertekening van het convenant spreken alle betrokken partijen de ambitie uit om te komen tot optimale afstemming van ieders taken en een optimale inrichting van het proces dat is gericht op de voorbereiding van de implementatie van een gemeenschappelijk e-Depot bij alle Regionale Historische Centra.
Dat betekent dat alle partijen de kennis, capaciteit en middelen zullen leveren, die nodig zijn om een aantal resultaten te bereiken, die uiteindelijk moeten leiden tot de implementatie van een e-Depot. Dit initiatief is een onderdeel van de samenwerking op het gebied van e-archivering tussen de RHC's en het Nationaal Archief die in meerdere pilots (Lees het Evaluatierapport van het voortraject) is vormgegeven.
Partijen
Het convenant is ondertekend door de directeuren van alle RHC's, die zijn verenigd in het Convent, dus:
Doel
Het doel van het convenant is het vastleggen van een aantal werkafspraken voor het traject van de implementatie van een gemeenschappelijk e-Depot, dat nu van start gaat.
Inrichting
Het convenant maakt een onderscheid tussen een strategisch, een tactisch en een operationeel niveau:
De afspraken die de werkgroep ‘Voorbereiding Implementatie' maakt moeten niet alleen werkbaar en uitvoerbaar zijn, maar ook breed worden gedragen. Om daaraan tegemoet te komen en ook om de onafhankelijke positie van de deelnemende partijen te waarborgen, heeft de werkgroep de mogelijkheid om extern advies in te winnen.
Resultaten
De concrete resultaatgebieden, die in het convenant worden benoemd, zijn:
In een werkagenda 2011-2012 zijn deze resultaten specifieker beschreven.
Financiën
Het convenant verplicht elk van de deelnemende partijen voldoende capaciteit vrij te maken om de afgesproken resultaten ook daadwerkelijk te kunnen behalen. Voor kleine kosten en ondersteuning op het gebied van communicatie is een beperkt budget vrijgemaakt voor de periode 2011-2012 ten behoeve van de ‘Voorbereiding Implementatie'.
Contact
Meer weten over ‘Voorbereiding Implementatie e-Depot Nationaal Archief- Regionale Historische Centra'? Raadpleeg de werkagenda of neem contact op met de werkgroepvoorzitter ‘Voorbereiding Implementatie', Klaartje Pompe (klaartje.pompe@noord-hollandsarchief.nl).